Open Bee, votre solution de Gestion Electronique des Documents (GED)

Le service Ressources Humaines est amené à traiter dans son quotidien de nombreux documents administratifs mais également des données personnelles des collaborateurs.

La Gestion électronique de documents à sa place dans de nombreux volets de votre métier, vous trouverez ci-dessous des exemples de mise en application :

Recrutement

• Mise en place d’une CVthèque et partage des cv avec vos cadres
• Formulaire d’entretien d’embauche en ligne. Archivage du compte rendu de l’entretien et partage aisé aux responsables concernés afin de favoriser la prise de décision collaborative.

Gestion des contrats de travail

• Transmission du contrat de travail en ligne au futur nouveau collaborateur de façon sécurisé
• Signature électronique du contrat par l’employeur et l’employé. L’intégrité du contrat est garantie.
• Classement et archivage automatique du contrat de travail.

Onboarding / intégration de nouveaux collaborateurs

• Formulaire interne d’intégration pour la préparation de l’environnement de travail (accueil / secrétariat pour les badges d’accès, service informatique pour le matériel de travail, …)
• Formulaire externe à destination du nouveau collaborateur pour la collecte des informations personnelles en vu de son arrivée administrative (sécurité sociale, RIB, permis de conduire…)
• Mise à disposition des documents du Welcome Pack du nouveau collaborateur (règlement intérieur, organigramme, livret d’accueil…)

Gestion de la paie et des bulletin de paie – Module coffre numérique

• Mise à disposition des bulletins de paie au sein d’un espace personnel sécurité propre à chaque collaborateur. Le dépôt s’effectue d’un simple clic dans chaque espace collaborateur.La distribution des bulletins de paie est facilité grâce à cet outil.
• Conservation d’une copie du bulletin de paie dans un espace sécurisé propre au service Ressources Humaines.

Entretien annuel

• Formulaire en ligne d’entretien à remplir par chaque responsable de service lors des entretiens individuels annuels.
• Archivages et transmission au service RH pour identification des futures actions à mettre en place pour chaque collaborateur

Demande de congé / suivi de temps

• Formulaire de demande de congé avec notification automatique de validation au N+1
• Workflow de validation du N+1 au service RH pour simplifier le suivi des demandes et leur comptabilisation.

La gestion des factures fournisseurs est souvent un point noir dans les entreprises. Avec la GED, le processus est automatisé :

• Réception de la facture fournisseur (papier ou courriel)
• Les factures sont scannées par la GED et les informations pertinentes sont extraites par le système (identification du fournisseur, numéro de commande, lignes articles, montant TVA…)
• Les écritures comptables extraites sont soumises à validation au comptable afin de pouvoir ensuite permettre l’export des données vers le logiciel de comptabilité.
• Les factures traitées sont classées et communiquées aux différents services pour validation et obtention du bon à payer.
• Les factures sont archivées et le service comptabilité arrive très facilement à les retrouver.

La gestion des notes de frais est un point critique pour lequel le temps de traitement est souvent long : récupération des justificatifs, classements, suivi … En optant pour une solution de GED, vos collaborateurs vont pouvoir depuis leurs smartphones prendre en photos les justificatifs et les transmettre à leur responsable pour validation. Lui-même, après bon pour accord, pourra demander la remboursement du collaborateur au service comptabilité.

La gestion des factures fournisseurs est souvent un point noir dans les entreprises. Avec la GED, le processus est automatisé :

• Réception de la facture fournisseur (papier ou courriel) par le service comptabilité
• Les factures sont scannées par la GED et les informations pertinentes sont extraites par le système (identification du fournisseur, numéro de commande, lignes articles, montant TVA…)
• Les écritures comptables extraites sont soumises à validation au comptable afin de pouvoir ensuite permettre l’export des données vers le logiciel de comptabilité.
• Les factures traitées sont classées et communiqué aux différents services pour validation et obtention du bon à payer.
• Les factures sont archivées et le service comptabilité arrive très facilement à les retrouver.

La gestion des notes de frais est un point critique pour lequel le temps de traitement est souvent long : récupération des justificatifs, classements, suivi … En optant pour une solution de GED, vos collaborateurs vont pouvoir depuis leurs smartphones prendre en photos les justificatifs et les transmettre à leur responsable pour validation. Lui-même, après bon pour accord, pourra demander la remboursement du collaborateur au service comptabilité.

La GED permet une distribution rapide et efficace du courrier.

Il suffit de scanner les courriers papiers. La GED va récupérer les informations et communiquer dynamiquement le courrier numérisé aux différents destinataires. Ces derniers sont notifiés de l’arrivée d’un nouveau courrier.

La distribution du courrier est facilité.  Les contraintes de remise du courrier dans les situations de télétravail ou vers des collaborateurs en situation de mobilité disparaissent.

La GED Open Bee vous assure :

• Un hébergement de vos données en France au sein d’un datacenter certifié ISO27001
• Un logiciel conforme avec la RGPD
• La certification NF Logiciel Composant coffre-fort numérique.